Datenformate und Wechsel

Diese Seite ist das Register der Datenstrukturen und Datenformate nach Art. 26 Buchstabe b der Datenverordnung (EU) 2023/2854 („Data Act“). Für jede Leistung, die NexAI für Kunden betreibt, steht hier:

• welche Daten Sie exportieren können,
• in welchem Format und nach welcher Norm,
• wo jede Datei mit ihren Feldern beschrieben ist,
• wie Sie den Export starten,
• über welche offene Schnittstelle Sie oder ein neuer Anbieter die Daten abrufen (Art. 30 Abs. 2),
• was nicht enthalten ist, und warum.

Vertraglich gilt Anlage W (Wechsel und Ausstieg) zum Rahmenvertrag. Für Anwendungen, die Sie als Kauflizenz selbst betreiben, gilt diese Seite nicht; deren Daten liegen bei Ihnen.

1. Wechsel in Kürze

• Export jederzeit. Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren, auch ohne Wechsel. Das kostet nichts.
• Wechselverlangen. Sie teilen in Textform mit, dass Sie wechseln oder Ihre Daten löschen lassen wollen, zum Beispiel per E-Mail an mbt@nex-a-i.com. Bis zum Ende der Ankündigungsfrist nennen Sie Ihr Ziel: neuer Anbieter, eigene Systeme oder Löschung.
• Fristen.
  • Ankündigungsfrist: 1 Monat ab Eingang des Wechselverlangens.
  • Übergangszeitraum: 30 Kalendertage. Ihre Leistungen laufen weiter, NexAI überträgt die Daten.
  • Abrufzeitraum: weitere 30 Kalendertage, in denen Sie die Daten noch abrufen können.
  • Danach löscht NexAI die Daten innerhalb von 7 Tagen und bestätigt die Löschung in Textform.
• Was übertragen wird. Alle exportierbaren Daten. Wo eine Leistung keinen Exportknopf hat, stellt NexAI ein Exportpaket zum gesicherten Abruf bereit, auf Wunsch direkt für den neuen Anbieter.
• Schnittstellen. Die Schnittstellen zum Abruf der Daten sind kostenlos und für jeden Kunden gleich. Ihre Beschreibung ist öffentlich.
• Fragen. Auskünfte zu Feldern und Formaten gibt NexAI auch dem neuen Anbieter: mbt@nex-a-i.com.

2. Entgelte

• Wechsel: NexAI berechnet für den Wechsel kein Wechselentgelt. Das umfasst Export, Schnittstelle, Unterstützung, Abruf und Löschung. Ab dem 12. Januar 2027 gilt das ausnahmslos. Bis dahin ist ein Wechselentgelt nur möglich, wenn es in Anlage W Ziffer 11 vereinbart ist. Es deckt dann höchstens die Kosten, die NexAI unmittelbar durch den Wechsel entstehen.
• Laufende Entgelte: Beiträge, Einheitspreise und Mehrverbrauch nach dem Auftragsformular bleiben bis zum Vertragsende geschuldet. Im Monatsmodell zahlen Sie den letzten Monat anteilig nach Kalendertagen.
• Jahresmodell: Endet der Vertrag durch einen Wechsel vor dem Ende des Vertragsjahres, entfällt für dieses Jahr der Preisvorteil. Sie zahlen dann bis zum Vertragsende den Monatsbeitrag derselben Leistung im Monatsmodell (Vergleichsbeitrag), höchstens den Jahresbeitrag. Den Rest erstattet NexAI innerhalb von 30 Tagen. Ausnahmen regelt Anlage W Ziffer 8 Abs. (4).

3. Bekannte Einschränkungen

• Agenten: Prompts und Gesprächslogik von NexAI werden nicht übertragen. Der neue Anbieter richtet den Agenten mit Ihren Inhalten und Einstellungen neu ein.
• Voice Agent: Das Gesprächsprotokoll beim Plattformanbieter lässt sich nur übertragen, solange es dort gespeichert ist (rund 14 Tage).
• Rufnummern: Die Portierung hängt vom bisherigen und vom neuen Telefonieanbieter ab und kann einige Tage dauern.
• NexAI Mailagent: Die Nachrichten sind Kopien aus Ihren Postfächern; die Originale bleiben dort. Das Freigabeprotokoll kommt mit Prüfsummen und Kette. Ob der neue Anbieter die Kette fortführen kann, hängt von dessen System ab. Zustimmungen, die Sie beim Postfachanbieter erteilt haben, entfernen Sie dort selbst.
• NexAI Kalender und NexAI App: Buchungslinks, eingebettete Buchungsseiten, Kalender-Abonnements und Push-Benachrichtigungen funktionieren nur, solange die Leistung bei NexAI läuft.
• NexAI CRM: Anbindungen an andere Dienste, Kalender-Abonnements, Webhooks und API-Schlüssel enden mit der Leistung. Das Änderungsprotokoll kommt als Datei. Werbewidersprüche speichert das CRM nur als Prüfwert mit einem geheimen Schlüssel; übertragen werden Art, Umfang, Zeitpunkte und eine gekürzte Anzeige, nicht die vollständige Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Domain. Bei insgesamt mehr als 200.000 Zeilen stellt NexAI den Gesamtexport als Paket bereit.
• Anmeldung: Passwort-Prüfwerte, Zwei-Faktor-Geheimnisse und Wiederherstellungscodes überträgt NexAI nicht, weil das die Sicherheit der Anmeldung gefährden würde (Art. 30 Abs. 6 Data Act). Ihre Nutzer richten die Anmeldung beim neuen Anbieter neu ein.

4. Übersicht

5. Die Leistungen im Einzelnen

5.1 NexAI Kalender

Export starten: Einstellungen → Daten → „Alles auf einmal“. Das darf nur die Leitung. Sie erhalten eine ZIP-Datei.

Was enthalten ist (je Bereich, im Ordner daten/ als JSON):

Außerdem im ZIP: daten/paket.json (diese Beschreibung, maschinenlesbar), daten/logo.*, kalender.ics mit allen Terminen, jeder Beleg als PDF im Ordner belege/, die Fotos im Ordner fotos/ und CSV-Tabellen für Excel (termine.csv, leistungen.csv, standorte.csv, abwesenheiten.csv, kunden.csv, einwilligungen.csv, belege.csv).

Format und Normen:

• JSON nach RFC 8259, UTF-8, je Datei eine Liste von Objekten. Feldnamen sind die Spaltennamen der Datenbank.
• Zeitpunkte nach ISO 8601 in UTC, Tage als JJJJ-MM-TT, Beträge in Cent.
• iCalendar nach RFC 5545.
• CSV für Tabellenprogramme: Semikolon als Trennzeichen, UTF-8 mit Byte-Order-Mark, deutsche Schreibweise von Datum und Betrag. Für die maschinelle Übernahme sind die JSON-Dateien gedacht.
• Belege als PDF, wie ausgestellt (kein PDF/A). Bilder im ursprünglichen Format.
• ZIP nach der APPNOTE von PKWARE.

Beschreibung: jede Datei mit jedem Feld unter nexaikalender.de/datenformate, maschinenlesbar unter nexaikalender.de/api/v1/datenpaket.json.

Offene Schnittstelle:

• GET https://nexaikalender.de/api/v1/daten (Übersicht) und GET https://nexaikalender.de/api/v1/daten/<datei>?ab=0&anzahl=500 (eine Datei, seitenweise).
• Anmeldung mit einem Leseschlüssel im Kopf Authorization: Bearer …. Die Leitung legt ihn unter Einstellungen → Schnittstelle an und wählt die Bereiche.
• Ein Leseschlüssel kann nichts ändern. Jeder Abruf steht im Änderungsprotokoll.
• Beschreibung als OpenAPI 3.0: nexaikalender.de/api/v1/openapi.json.

Nicht enthalten, und warum:

• Passwörter, Zwei-Faktor-Geheimnisse, Wiederherstellungs- und Einmalcodes, die Schlüssel selbst und die geheimen Teile von Links und Kalenderadressen. Wer sie kennt, kommt in das System; sie gehören in keine Datei, die weitergegeben wird.
• Sitzungen und Anmeldungen von Geräten für Push-Benachrichtigungen: technische Sicherheitsdaten ohne Inhalt für den Betrieb.
• Interne Zähler und Laufprotokolle der Hintergrundaufgaben: Betriebstechnik ohne Daten des Betriebs.
• Kopien der Termine aus angebundenen fremden Kalendern: Sie liegen vollständig im angebundenen Kalender selbst.

5.2 NexAI CRM

Export starten: Datenschutz-Center → Gesamtexport.

• „Export herunterladen“: eine ZIP-Datei mit einer CSV-Datei je Tabelle (derzeit 64) und LIESMICH.txt.
• „Dateien herunterladen (ZIP)“: das Dateipaket mit allen Dateien Byte für Byte und der Zuordnung zum Datensatz (zuordnung.csv), bei großen Beständen in mehreren Teilen.
• Beides braucht die Rechte zum Export und zur Verwaltung des Datenschutz-Centers (Rolle Kunden-Admin). Jeder Download steht im Änderungsprotokoll.

Was enthalten ist:

Eine eigene Belegart „Gutschrift“ gibt es nicht; eine Rechnung wird storniert. Tonaufnahmen speichert das CRM nicht.

Format und Normen:

• CSV nach RFC 4180: Komma, Zeilenende CRLF, Kopfzeile mit den Spaltennamen, UTF-8 (RFC 3629) mit Byte-Order-Mark.
• Zeitpunkte nach RFC 3339 in UTC; Beträge als Ganzzahl in Cent; Kennungen als UUID (RFC 9562); Spalten mit strukturierten Angaben als JSON-Text (RFC 8259).
• Belege als PDF/A-3b (ISO 19005-3). E-Rechnungen als XML nach EN 16931 in der Syntax UN/CEFACT CII, als ZUGFeRD/Factur-X oder XRechnung 3.0, soweit die E-Rechnung eingeschaltet ist.
• DATEV-Format EXTF 700 (Windows-1252, Semikolon), soweit freigeschaltet. Das ist ein dokumentiertes Herstellerformat, keine offene Norm.
• Termine je Person zusätzlich als Kalender-Abonnement (iCalendar, RFC 5545).

Beschreibung: jede Datei mit jedem Feld unter nexaisoftware.de/de/datenformate/crm, maschinenlesbar als crm-datenformate.json.

Offene Schnittstelle:

• Basisadresse https://nexaicrm.de/api.
• Gesamtexport GET /api/tenant-export, Dateipaket GET /api/tenant-export/dateien, lesende Endpunkte für Kontakte, Firmen, Anfragen, Deals, Aufgaben, Termine, Anrufe, Dateien und Belege, dazu Beleg-PDF, E-Rechnung und DATEV.
• Anmeldung mit einem API-Schlüssel, den Sie unter Einstellungen → API-Keys selbst ausstellen: Authorization: Bearer … oder x-api-key. Rechte und Ablaufdatum wählen Sie je Schlüssel.
• Beschreibung als OpenAPI 3.1: crm-openapi.json.

Nicht enthalten, und warum:

• API-Schlüssel, Sitzungen, Wiederherstellungscodes, Marken zum Zurücksetzen des Passworts, Signaturgeheimnisse der Webhooks, Zugangsdaten verbundener Dienste und fremder Konten, Adressen der Kalender-Abonnements: Sie sind Schlüssel zum System, keine Daten. Im neuen System legen Sie sie neu an.
• Der Prüfwert der Werbewidersprüche und sein Schlüssel: Der Prüfwert bedeutet nur in dieser Installation etwas; der Schlüssel ist ein Sicherheitsgeheimnis.
• Zustellprotokoll der Webhooks, Technik des Kalenderabgleichs, interne Angaben zu Aufbewahrung und Versand: Betriebstechnik oder Kopien von Daten, die ohnehin im Paket stehen.

5.3 NexAI Mailagent

Export starten: angemeldet unter „Datenschutz“ → „Export herunterladen“. Das darf nur die Rolle Verwaltung. Sie erhalten eine ZIP-Datei.

Was enthalten ist:

Monatsauswertungen speichert der Mailagent nicht; er berechnet sie bei jedem Aufruf aus diesen Daten.

Format und Normen:

• JSON Lines: eine Zeile je Datensatz, jede Zeile ein JSON-Objekt nach RFC 8259, UTF-8, Zeilenende LF (jsonlines.org; dafür gibt es keine RFC).
• einstellungen.json und abfragen.json als JSON nach RFC 8259.
• Zeitpunkte in UTC, je nach Feld nach ISO 8601 oder in der Form JJJJ-MM-TT HH:MM:SS. Beträge in Cent.
• Anhänge im ursprünglichen Format mit dem Dateityp aus der Mail (RFC 2045, RFC 2046).
• Gepflegte Dateien als Markdown oder Text in UTF-8.
• Prüfsummen und Kette des Freigabeprotokolls nach SHA-256 (FIPS 180-4). Wie sie gebildet werden, steht mit einem Prüfprogramm in der Beschreibung.

Beschreibung: jede Datei mit jedem Feld unter nexai.nexaimail.de/datenformate. Jede Instanz zeigt die Beschreibung ihres Stands unter /datenformate.

Offene Schnittstelle:

• Unter der Adresse Ihrer Instanz, https://<kennung>.nexaimail.de, nur lesend:
  • GET /api/v1/export: der ganze Export als ZIP, derselbe wie in der Oberfläche
  • GET /api/v1/tabellen und GET /api/v1/tabellen/{name}: die Tabellen, je als JSON Lines
  • GET /api/v1/einstellungen, GET /api/v1/anhaenge/{id}, GET /api/v1/dateien, GET /api/v1/datei
• Anmeldung mit einem Schlüssel im Kopf Authorization: Bearer …, nie in der Adresse. Die Verwaltung legt ihn unter „Datenschutz“ an und widerruft ihn dort.
• Jeder Abruf steht im Schnittstellenprotokoll, mit IP-Adresse. Die IP-Adresse wird nach 90 Tagen geleert, die übrigen Angaben nach der Frist des Verwaltungsprotokolls gelöscht (Vorgabe 3 Jahre).
• Beschreibung als OpenAPI 3.1: nexai.nexaimail.de/api/v1/openapi.json.

Nicht enthalten, und warum:

• Passwort-Prüfwerte, Zwei-Faktor-Geheimnisse, Wiederherstellungscodes, Einrichtungslinks, Sitzungen, Anmeldeversuche, Prüfwerte der Schnittstellenschlüssel, Zugangsdaten der Postfächer und angebundenen Systeme mit ihrem Schlüssel, Schlüssel und Konfiguration des Servers: Geheimnisse gehören in keinen Export.
• Abrufstände, Warteschlangen, Schleifenschutz, Anwesenheitsanzeige, Mitteilungssperren, Einmalkennungen, der Suchindex und das Protokoll der Zugänge durch Systeme von NexAI: Betriebstechnik ohne eigenen Inhalt; was versandt oder gebucht wurde, steht in den Protokollen, die enthalten sind.
• Ablagen für den Angebotsagenten: Kopien von Nachrichten und Anhängen, die schon im Export stehen.
• Von NexAI erzeugte Unterlagen zur Auftragsverarbeitung und die Anweisungen von NexAI an das Sprachmodell: Teil der Software von NexAI (Art. 30 Abs. 6 Data Act). Ihre Hausregeln sind enthalten.

5.4 Chat Agent

Export starten: im Kundenportal nexaiapp.de unter „Datenexport“. Dort sehen Sie den Stand des Exports und können einen neuen Stand anfordern. NexAI erzeugt den Export bei jeder Änderung am Chat Agent neu und auf Ihr Verlangen unverzüglich.

Was enthalten ist:

• Wissensbasis: Ihre Angaben zu Firma, Leistungen, Preisen, Standort, Öffnungszeiten, häufigen Fragen, Telefonnummer, Gesprächsziel und weiteren Fakten, in der zuletzt verwendeten Fassung.
• Einstellungen: Befugnisse (Termine vorschlagen, buchen, Anfragen speichern), Buchungszeiten je Wochentag mit Zeitzone, Adresse für Hinweise, erlaubte Website und die bei NexAI hinterlegten Einstellungen des Einbau-Codes (Name, Begrüßung, Sprache, Farbe, Ersatznummer).
• Nicht beim Chat Agent: Anfragen, Rückrufwünsche und Termine legt der Chat Agent in den Systemen ab, die Sie verknüpft haben (Tabelle, Kalender, NexAI CRM). Dort exportieren Sie sie. Gesprächsverläufe und eine Übersicht der Chats speichert NexAI nicht.

Format und Normen: JSON nach RFC 8259, UTF-8; Zeitpunkte nach RFC 3339; Wochentage nach ISO 8601; Zeitzonen nach der IANA-Zeitzonendatenbank.

Beschreibung: JSON-Schema (Draft 2020-12) unter nexaisoftware.de/schemas/chat-agent-export.json.

Offene Schnittstelle:

• GET https://nexaiapp.de/api/v1/export/chat-agent (mit ?download=1 als Datei).
• Anmeldung mit Ihrer Portal-Sitzung oder einem Kundenschlüssel Authorization: Bearer nxp_…, den Sie im Portal unter „Datenexport“ anlegen und widerrufen.
• Ohne Chat Agent antwortet die Schnittstelle mit 404 und dem Code kein_chat_agent. Höchstens 120 Abrufe je Stunde.
• Beschreibung als OpenAPI 3.1: nexaiapp.de/openapi/nexaiapp-v1.json.

Nicht enthalten, und warum: Prompts, Gesprächslogik und Abläufe von NexAI sind Teil der Leistung von NexAI (Art. 30 Abs. 6 Data Act). Zugangsdaten zu Ihren verknüpften Diensten gehören in keinen Export.

5.5 Voice Agent

Export starten: auf Verlangen in Textform an mbt@nex-a-i.com. Für den Voice Agent gibt es noch keinen Exportknopf und keine Schnittstelle. NexAI stellt die Daten als Exportpaket zum gesicherten Abruf bereit, auf Wunsch direkt für den neuen Anbieter.

Was enthalten ist:

• Wissensbasis: Ihre Inhalte, etwa häufige Fragen, Preise und Öffnungszeiten, in der zuletzt verwendeten Fassung.
• Einstellungen: Begrüßung, Weiterleitungsziele, Erreichbarkeiten und Befugnisse.
• Anrufdatensätze beim Plattformanbieter und Verbindungsdatensätze der Telefonanlage (Zeitpunkt, Dauer, Rufnummern, Weiterleitungsziel), soweit noch gespeichert.
• Das Gesprächsprotokoll beim Plattformanbieter, solange es dort gespeichert ist (rund 14 Tage). Es enthält technische Ereignisse und die dort protokollierten Äußerungen im Gespräch, also die erkannten Sätze des Anrufers und die Antworten des Voice Agents. Ein vollständiges Wortprotokoll und Tonaufzeichnungen nur, wenn Sie sie beauftragt haben.
• Nutzungsnachweise (Einzelverbindungsnachweis).
• Gesprächsnotizen, Anfragen und Termine liegen in dem Zielsystem, das Sie benannt haben, zum Beispiel im NexAI CRM.

Format und Normen: JSON nach RFC 8259, UTF-8; Listen auch als CSV nach RFC 4180; Tonaufzeichnungen im ursprünglichen Format.

Beschreibung: JSON-Schema (Draft 2020-12) unter nexaisoftware.de/schemas/voice-agent-export.json.

Nicht enthalten, und warum: Prompts und Gesprächslogik von NexAI (Art. 30 Abs. 6 Data Act); Konten und Zugänge von NexAI beim Plattformanbieter.

5.6 Automatisierungen

Export starten: auf Verlangen in Textform an mbt@nex-a-i.com. NexAI stellt die Daten als Exportpaket bereit. Eine Schnittstelle gibt es noch nicht.

Was enthalten ist:

• Ihre Vorgaben und Inhalte in den Abläufen, etwa Texte, Empfänger und verknüpfte Zielsysteme.
• Ausführungsprotokolle, soweit gespeichert: Erfolgreiche Ausführungen speichert NexAI nicht, fehlgeschlagene höchstens 24 Stunden.
• Was eine Automatisierung in Ihre Systeme schreibt, liegt dort.

Format und Normen: JSON nach RFC 8259, UTF-8.

Beschreibung: JSON-Schema (Draft 2020-12) unter nexaisoftware.de/schemas/automatisierungen-export.json.

Nicht enthalten, und warum: die Abläufe selbst, ihr Code und die Anweisungen an Sprachmodelle sind Arbeitsergebnisse von NexAI (Art. 30 Abs. 6 Data Act); Zugangsdaten zu Ihren Diensten.

5.7 NexAI App (Projektanwendung)

Welche Daten eine Projektanwendung speichert, steht in ihrer Projektbeschreibung. Für jede Projektanwendung gilt:

• Export aller Datensätze als CSV nach RFC 4180 oder JSON nach RFC 8259, Dateien im ursprünglichen Format.
• NexAI beschreibt die Dateien und Felder je Anwendung im Kundenportal (nexaiapp.de). Dort sehen Sie die Beschreibung, und auf Ihr Verlangen erhält sie auch der neue Anbieter. NexAI stellt außerdem eine offene Schnittstelle bereit. Bis beides eingerichtet ist, stellt NexAI die Daten auf Verlangen als Exportpaket bereit und erläutert den Aufbau.
• Das gilt auch, wenn die Anwendung überwiegend auf Sie zugeschnitten ist (Art. 31 Abs. 1 Data Act nimmt Register, Export und offene Schnittstelle nicht aus).

6. Normen und Spezifikationen

7. Kontakt

Fragen zu Export, Formaten und Wechsel: mbt@nex-a-i.com. Wo die Infrastruktur steht und wie NexAI Ihre Daten vor staatlichem Zugriff aus Drittländern schützt: Datenstandort und staatlicher Zugriff.